Henkilöstön ulkoistaminen: kuvaus, ominaisuudet ja edut

Henkilöstötyö vaatii korkeasti koulutettua henkilöstöä. Vaikka yrityksessä työskentelee korkeatasoista asiantuntijaa, kaikki sama rutiinityö viivästyy ja yleensä henkilöstöhallinnalle ja strategisten kysymysten ratkaisemiselle ei ole riittävästi aikaa. Tämän ongelman ratkaisemiseksi monet liikemiehet kääntyvät ulkoistamisyritysten palveluiden puoleen.

Yritystoiminnan muiden kuin keskeisten toimintojen siirtämisprosessi on jo kauan annettu ulkoistamisyrityksille, mukaan lukien henkilöstöjohtaminen.

Mahdolliset toiminnot, jotka voidaan siirtää kolmansille osapuolille

Parempi käsitys yhdistettiin kaikki toiminnot taulukkoon, joka esitetään alla:

Yrityskulttuuri	- henkilöstön kannustusohjelmien kehittäminen - henkilöstöhallinnon suunnittelu ja raportointi; - yhteisen henkilöstön kehittämisstrategian kehittäminen ja toteuttaminen.
HR-konsultointi	- työntekijän koulutus; - henkilöstön arviointi - rekrytointi, haastattelut; - seminaarien ja koulutusten johtaminen.
HR-työnkulku	- rekrytointiilmoitusten lähettäminen; - ensisijaisen henkilöstöasiakirjan käsittely, kerääminen ja muodostaminen; - arkiston muodostaminen ja ylläpito.
Maksujen hallinta	- palkanlaskenta - Bonusrahaston perustaminen ja maksut siitä.

Viimeinen kohta on ehkä mielenkiintoisin. Varsinkin jos maassamme toimiva länsimainen yritys siirtyy henkilöstön ulkoistamiseen. Nykyisen lainsäädännön, palkanlaskenta mukaan lukien, monimutkaisuus on usein hämmentävä ulkomaisten yrittäjien ja johtajien kannalta, minkä vuoksi juuri tällaiset yritykset antavat tämän toiminnon useimmiten ulkopuolisille asiantuntijoille. Palkkaa ei myöskään lasketa strategisiin toimiin, mutta henkilöstöhallinto ja kirjanpitäjät käyttävät siihen yli 60% työaikastaan.

Tärkeimmät syyt yhteydenpitoon ulkopuolisiin asiantuntijoihin

Viime aikoina henkilöstöhallinnon ulkoistaminen on tullut yhä suositummaksi, ja siihen on useita syitä:

• monet ulkomaiset yritykset “saapuvat” markkinoillemme, jotka eivät pysty heti tutkimaan lainsäädäntömme piirteitä;
• yrityksen perustajat eivät halua palkata paljon henkilöstöä, huolehtia erityisohjelmistojen ostosta ja päivityksestä, toisin sanoen he haluavat säästää;
• yrityksen omistajien halu keskittyy strategisiin ja ensisijaisiin tehtäviin ilman, että henkilöstön valinta ja hallinta häiritse sitä;
• palveluyksiköiden nopea nousu verrattuna ydinliiketoiminnan alhaisiin kasvuvauhtiin, toisin sanoen kustannusten pieneneminen alhaisempien henkilöstökustannusten vuoksi;
• voi olla käänteinen tilanne, kun päätuotannon vauhti on paljon nopeampaa, ja huoltohenkilöstöllä ei ole aikaa käsitellä ja virtaviivaistaa kaikkea.
• yrityksellä on monia sivukonttoreita, joilla on erilaiset sijaintipaikat, jotka ovat hajallaan ympäri maata, mutta kaikki tiedot virtaa pääkonttoriin;
• tarve etsiä kiireellisesti pätevää henkilöstöä esimerkiksi uuden hankkeen käynnistämiseksi;
• henkilöstön valintaan erikoistuneiden asiantuntijoiden puute, palkanlaskenta.

HR-ulkoistamisen edut

Ensinnäkin, jos yrityksellä on edelleen henkilöstöjohtamisosasto, työntekijät voivat keskittyä tärkeiden kysymysten ratkaisemiseen, toisin sanoen kehittää strategisia suunnitelmia henkilöstön etsimiseen, kehittämiseen, arviointiin ja ylennykseen.

Toinen etu: jos työntekijä sairastuu tai poistuu edes henkilöstöosastolta, sinun ei tarvitse etsiä heti korvausta, poissa oleva työntekijä voidaan aina korvata ulkopuolisen organisaation työntekijällä.

Suurin osa vastuusta henkilöstön ulkoistamisessa on mukana olevalla yrityksellä.

Ja tärkein etu on kustannussäästö.

Täydellinen ja yhdistetty ulkoistaminen

Henkilöstön ulkoistaminen tapahtuu yleensä ensimmäisissä vaiheissa vain yhdistettynä, toisin sanoen henkilöstöosaston tehtävät siirtyvät vain osittain. Ajan myötä, kun yrityksen ja ulkoistavan yrityksen välillä luodaan luottamussuhteita, osapuolet ovat tyytyväisiä suhteeseen, sitten kaikki toiminnot osoitetaan kolmannen osapuolen organisaatiolle.

Kuinka valita ulkoinen henkilöstöosaston johtaja

Ennen kuin päätetään henkilöstön ulkoistamisesta, yrityksen omistajan on ymmärrettävä itselleen, mitä hän haluaa lopulta saada. Juuri vastaus tähän kysymykseen antaa täydellisen käsityksen siitä, mitkä toiminnot tulisi antaa ulkoiselle yritykselle.

Jos henkilöstöä koskevien strategisten kysymysten ratkaisua ei haluta ulkoistaa, on järkevää aloittaa yhteistyö kumppanin kanssa henkilöstöhallinnon ulkoistamisen ehdoista ja siirtää sitten palkanlaskennan tehtävä. Tässä tapauksessa yrityksen asiantuntijat vapautetaan rutiinista ja voivat käsitellä tärkeämpiä kysymyksiä, esimerkiksi motivaatio-ohjelman kehittämistä, hoitaa henkilöstön arvioinnin.

Jos päätavoite on motivaation kehittäminen ja toteuttaminen, koulutus ja uskollisuuden lisääminen yritykselle, on parempi ottaa yhteyttä konsultointiyritykseen. Aluksi yritys arvioi asioiden tilannetta henkilöstön kanssa ja tarjoaa sitten seminaareja tai koulutuksia, tiiminrakentamista ja koulutustilaisuuksia.

Elämäesimerkkejä

Vaikuttava esimerkki on tarve kehittää korvaus- ja etuusjärjestelmä. Tällainen ohjelma ei vaadi jatkuvaa säätämistä, se on vain kehitetty ja muutettu tarpeen mukaan. Itse asiassa tämä on projektityötä, joten on järkevää houkutella ulkopuolinen organisaatio, jonka asiantuntijoilla on kokemusta tällä alalla. Tässä tapauksessa vain etsi oikea yritys, määritä budjetti ja aseta määräajat. Tämän seurauksena yritys säästää rahaa ja aikaa.

Usein on tapauksia, joissa henkilöstön ulkoistaminen yrityksessä edellyttää vain henkilöstön valintaa. Tämä vaihtoehto sisältää kaksi tyyppiä:

1. Rekrytointi tapahtuu jatkuvasti;
2. Projektien valinta, eli korkeatasoisten asiantuntijoiden tai ylimmän johdon etsiminen tai houkutus.

Molemmat vaihtoehdot ovat melko kalliita sekä ajassa että rahan sijoittamisessa. Ensimmäisessä tapauksessa kaikki riippuu henkilöstön ulkoistamispalveluiden säännöllisyydestä. Toisessa tapauksessa kustannukset ovat suora riippuvuus ammattitaidosta ja ammatin ainutlaatuisuudesta, joten ongelman ratkaisemisesta aiheutuu huomattavia kustannuksia.

Ulkoistamisen vaarat

Joissain tapauksissa kustannukset ylittävät hyväksyttävät standardit ja ilman syytä. Ja joskus kolmansien osapuolien organisaatioiden ehdotukset yllättävät alhaisilla kustannuksillaan. Tämä voi johtua monista tekijöistä. Esimerkiksi yrityksellä ei ole asiantuntijoita, yrittäjä on vasta perustamassa omaa yritystään ja siksi polkumyyntiä. Toiset yritykset, päinvastoin, päättäessään, että niillä ei ole kilpailijoita, eivät ole kiinnostuneita ympärillä tapahtuvasta. Siksi yrittäjälle on erittäin tärkeää olla hyvin varovainen kumppanin valinnassa, koska liiketoimintaprosessit, vaikkakaan eivät ole strategisimpia, jätetään armoille.

Toinen ongelma syntyy tästä: siirtämällä kaikki henkilöstöjohtamisen toiminnot, yrityksen omistaja menettää hallinnan, ja jos ulkoistava yritys suoritti toimintansa vilpillisesti, tilauksen palauttaminen on melko vaikeaa. Heti kun ongelma ilmenee, joudut etsimään erittäin nopeasti uutta yritystä, joka tarjoaa tällaista palvelua, tai palkkaamaan uutta henkilöstöä yritykseesi.

Siksi on erittäin tärkeää lähestyä huolellisesti ja tarkkaan palveluntarjoajan valintaa henkilöstöhallinnon ja henkilöstöjohtamisen johtamiseksi.

Muista kiinnittää huomiota ammatillisen vastuuvakuutuksen saatavuuteen. Totta, sen läsnäolo ei ole ihmelääke, ja siksi muista tutkia lisäksi ulkoistavan yrityksen vakuutusvelvoitteet ja määritellä vakuutuksen määrä.

Miten palveluiden hinta muodostuu

Hinta muodostuu riippuen valitusta suhteesta. Se riippuu joukosta palveluita, joihin voi kuulua:

• henkilöstön kirjanpito;
• palkanlaskennan ulkoistaminen;
• henkilöstön valinta;
• sopeutumista;
• psykologinen testaus sekä palkkattaessa että tietyn ajanjakson työn jälkeen yrityksessä.

Tiettyjen määrien osalta palvelujen kustannukset vaihtelevat yleensä huomattavasti ja ne määritetään sopimusperusteisesti. Tiettyjä lukuja on vaikea nimetä, koska kaikki riippuu yrityksen hinnoittelupolitiikasta, tarvitsemiesi työntekijöiden erikoistumisesta ja pätevyydestä sekä väliaikaisen vuokraamisen ajasta. Siksi voimme antaa vain keskiarvotiedot: jos kokopäiväisten ja freelance-työntekijöiden määrä organisaatiossa on 16-50 työntekijää, palveluiden kuukausikustannukset ovat 100 USD + 25 USD jokaista viittä yli 15-vuotiasta henkilöä. Mutta määrä on jälleen melko mielivaltainen. Kaikki luvut neuvotellaan suoraan ulkoistavan yrityksen edustajan kanssa.