Kuinka luoda työprofiileja löytää arvokkaita työntekijöitä?

Ennen kutakin johtajaa tai henkilöstöjohtajaa, ennemmin tai myöhemmin, kysymys avoimen virkan täyttämisestä tulee. Hyvän asiantuntijan valinta ei ole helppo tehtävä. Tätä varten johtajat laativat melko usein työprofiileja, jotka auttavat sinua navigoimaan hakijalle asetetuissa vaatimuksissa.

Määritelmä käsitteelle

Työprofiilit ovat joukko ammatillisia ja henkilökohtaisia ​​kompetensseja, jotka työnhakijan on täytettävä. Tällä hetkellä ei ole virallista kuvausta ominaisuuksista, jotka tietyn ammatin edustajalla tulisi olla, ja siksi johtajat laativat nämä asiakirjat itsenäisesti.

Voimme sanoa, että tehtävän profiili on eräänlainen standardi, jonka mukaan työntekijän on täytettävä tehtävänsä. Kuvauksen tulisi olla yksityiskohtainen ja mikä tärkeintä - realistinen. Asiakirjassa tulisi olla seuraavat pääkohteet:

• aseman paikka ja merkitys tietyn yrityksen organisaatiorakenteessa;
• toiminnalliset vastuut, jotka työntekijän on suoritettava tähän tehtävään;
• profiili, jossa luetellaan ydintaidot, jotka ehdokkaalla tulisi olla;
• henkilökohtaiset ominaisuudet, jotka ovat tarpeen tiettyjen tehtävien suorittamiseksi;
• vähimmäisluettelo vaatimuksista, jotka organisaatio asettaa työntekijöilleen.

Voimme siis sanoa, että työprofiilit ovat joukko ominaisuuksia, jotka työntekijän on täytettävä. Tämä on erityinen standardi, joka kuvaa hakijan vastuut sekä pätevyys- ja henkilökohtaiset parametrit.

Miksi tarvitsen työprofiileja

Henkilöstöpäälliköt kohtaavat säännöllisesti avoimen virkan sulkemisen. Jos et ole laatinut tyhjentävää asemaa koskevaa profiilia, sinun ei tule jatkaa työntekijöiden suoraa valintaa. Tämä asiakirja on vihje, jota käytetään seuraavissa tapauksissa:

• ehdokkaiden valinta avointen virkojen täyttämiseksi;
• jo työskentelevän henkilöstön sertifiointi palkatun tehtävän suorittamisen tason paljastamiseksi (tämä koskee myös koeajan suorittaneita työntekijöitä);
• henkilöstökoulutusta ja jatkokoulutusta koskevien suunnitelmien laatimiseksi;
• jos sinun on luotava henkilöstöreservi tulevaisuutta varten;
• urakehityksen suunnittelemiseksi ja työntekijöiden edelleen ylennykseksi organisaation johtotehtäviin.

Melko usein virkaehdokkaan työprofiili sekoitetaan työnkuvaukseen. Perusteellinen ero näiden kahden asiakirjan välillä on se, että toinen on laadittu lakisääteisten vaatimusten perusteella. Työn kuvaus on yleinen asiakirja, joka on valmistettu koko ammatille eikä tietylle organisaation työntekijälle. Se määrittelee päävastuut ja työolot. Työprofiili on paikallisluonteinen asiakirja, jolla ei ole selkeitä vaatimuksia sisällölle ja rakenteelle. Henkilöstöpäällikkö (tai muu henkilöstö) kokoaa sen omien kokemustensa tai organisaation yleisen käytännön perusteella.

Ammattitaito

Jokainen tehtävä vaatii työntekijää, jolla on tietyt taidot. Nämä ovat pätevyysominaisuuksia, jotka ovat tarpeen tiettyjen töiden suorittamiseen. Joten virkan pätevyysprofiili sisältää yleensä seuraavat kohdat:

• strateginen ajattelu (tarkoittaa kykyä tehdä pitkän aikavälin suunnitelmia ottaen huomioon mahdolliset riskit ja vaihtoehtoiset vaihtoehdot);
• vaikuttaa muihin (kyky puolustaa näkökulmaansa, samoin kuin vakuuttaa muut sen oikeellisuudesta);
• ongelmanratkaisutaitoja (kyky reagoida riittävästi epätyypillisiin tilanteisiin ja vaikeuksiin sekä löytää nopeasti ratkaisuja niistä);
• tiedonhaku (tietojen valinta ja suodatus, kyky löytää ja käyttää merkityksellisiä lähteitä);
• kyky työskennellä asiakkaiden ja vastapuolten kanssa (kiinnostuksen kohteiden huomioiminen, psykologian ymmärtäminen, toiveiden ja tarpeiden tyydyttäminen);
• joustavuus (nopea reagointi ja päätöksenteko muuttuvan tilanteen mukaan);
• keskitytään laatuun (kaikkien vaatimusten ja standardien tunteminen ja täyttäminen sekä halu jatkuvaa parantamista).

Pätevyysluetteloa voidaan laajentaa tai kaventaa kyseisestä tehtävästä riippuen. Aseman ammatillinen profiili ei sisällä vaatimuksia, vaan myös niiden vakavuusastetta (perus, korkea, maksimi). Tämä indikaattori voidaan määrittää haastattelulla tai erityisillä psykologisilla testeillä.

Kuinka se kootaan?

Viestin profiilin laatiminen on melko työläs prosessi. Sen välttämättömyys johtuu siitä, että tämän asiakirjan avulla voit määrittää parametrit, jotka arvokkaalla työntekijällä tulisi olla. Suunnitellut profiilin oikein HR-henkilöstö helpottaa huomattavasti uusien työntekijöiden etsintää ja valintaa. Asiakirjaa laatiessaan kannattaa noudattaa useita suosituksia ja sääntöjä:

• Viestin otsikon on oltava tiivis ja sen on heijastettava selkeästi sen olemusta. On myös syytä kirjoittaa lyhyt kuvaus, joka sisältää luettelon työntekijän tärkeimmistä vastuista. Se voidaan esittää luettelona tehtävistä. Tämä on viestin profiilin perusta.
• Asemaa koskevien perustietojen luettelossa tulisi olla paitsi työjärjestys myös palkan suuruus, joka on yksi haastattelun avainkohdista. On myös syytä kuvailla alaisuuden hierarkia ja arvioitu luettelo henkilöistä, joiden kanssa uuden työntekijän on oltava vuorovaikutuksessa.
• Työtehtävien suorittaminen vaatii joukon erityisiä kompetensseja. Tämän luettelon ei tulisi olla liian kattava (enintään 10 pistettä). Se voidaan koota henkilökohtaisen kokemuksen, teoreettisen tutkimuksen, työntekijöiden havaintojen ja sosiologisen tutkimuksen perusteella. Voit jakaa osaamisen useisiin ryhmiin (esimerkiksi erityisiin ja yritysryhmiin).

Profiilin tulee olla sekä tiivis että tilava. Tämän avulla saat kattavan tiedon kuluttamatta liikaa aikaa tietojen käsittelyyn.

Luomisen päävaiheet

Työprofiilin kehittämiseen kuuluu useita peräkkäisiä vaiheita:

• Asiakirjan laatimisen ensimmäisessä vaiheessa tulisi huolellisesti tutkia tehtäväkuvauksia samoin kuin kaikkia tietoja yrityksen erityispiirteistä. Voit tehdä haastatteluja työntekijöiden kanssa tai sosiologisen tutkimuksen käyttämällä standardoituja muotoja.
• Seuraavaksi määritetään henkilöiden piiri, jotka osallistuvat suoraan työhön. HR-asiantuntijat käsittelevät tätä kysymystä useimmiten. On kuitenkin tärkeää ottaa mukaan myös muiden palveluiden johtajat, joille profiilit kootaan. Työt voidaan suorittaa yhdessä tai erikseen tulosten myöhemmän integroinnin avulla lopulliseen työasiakirjaan.
• Kolmas vaihe käsittää yrityksen organisaatiorakenteen tutkimuksen, jotta voidaan määrittää aseman paikka siinä. Olisi tunnistettava alaiset ja välittömät esimiehet, joille uusi työntekijä pitää raportin.
• Seuraava on yksityiskohtainen kuvaus toiminnallisista vastuista, jotka vastaavat tiettyä asemaa. Perustana ei ole vain säädökset, vaan myös henkilökohtainen kokemus tietystä yrityksestä.
• Viidennessä vaiheessa henkilöstöpäällikön (tai muun profiilin valmisteluun osallistuvan asiantuntijan) on määritettävä luettelo tiedoista ja taidoista, joita vaaditaan työtehtävien suorittamiseksi. Kyse on ammatillisesta pätevyydestä.
• Kun kompetenssit on määritelty, on tärkeää jakaa ne tärkeysasteen ja tason mukaan, jolla asiantuntijan tulee hallita niitä. Tämä helpottaa valintaprosessia.
• Seuraavaksi työryhmän osanottajien on määritettävä, mitkä henkilökohtaiset ominaisuudet avoimen virkan täyttämisen hakijalla tulisi olla. Joskus luonteenpiirteet ovat jopa tärkeämpiä kuin ammatillinen pätevyys, koska jälkimmäisiä voidaan kehittää, ja entisistä voi tulla vakava este työprosessille.
• Kahdeksannessa vaiheessa on tarpeen määrittää työntekijälle asetettavat yleiset vaatimukset. Yleensä se on sukupuoli, ikä, koulutustaso tai työkokemus ja niin edelleen. On syytä huomata, että kahta ensimmäistä merkkiä ei aina voida käyttää, koska laki voi tulkita ne syrjinnäksi.
• Viimeisessä vaiheessa määritellään kriteerit, joiden perusteella työntekijän työtehokkuus määritetään. Niitä voidaan käyttää koeaikana tai olemassa olevien työntekijöiden työn laadun säännölliseksi arvioimiseksi.

On syytä huomata, että tämä algoritmi ei ole pakollinen kaikissa organisaatioissa noudatettavaksi. Yrityksen koosta ja organisaatiorakenteen erityispiirteistä riippuen jotkut vaiheet voidaan ohittaa, ja myös uusia voidaan ottaa käyttöön.

Näytteen kokoaminen

Tällä hetkellä ei ole olemassa yhtenäistä muotoa, jonka mukaisesti asemavaatimuksista laadittaisiin profiili. Ja jokaisella yrityksellä itsellään olevilla ammateilla voi olla erityisiä vaatimuksia. Siitä huolimatta henkilöstöjohtaja on jo kehittänyt tietyn käytännön, jonka mukaisesti työprofiili kootaan. Esimerkki voi näyttää tältä:

• toimihenkilö henkilöstötaulukon mukaan;
• lyhyt kuvaus (mitä työntekijän tulisi tehdä);
• välttämättömät ehdot (työaikataulu, palkkataso jne.);
• virkamiehelle asetetut vaatimukset (koulutustaso, työkokemus tietyllä alalla, tietyt erityiset taidot);
• laajennettu luettelo työtehtävistä;
• yritystaidot, jotka tietyn organisaation potentiaalisella työntekijällä tulisi olla;
• psykologiset testit ja muut menetelmät työntekijän tietyn aseman noudattamisen arvioimiseksi.

Tämä on likimääräinen malli. Useimmiten tämä on työprofiilin rakenne. Otos voidaan laajentaa tai kaventaa organisaation rakenteesta riippuen. Lisäparametreja voidaan antaa myös tietyille virkoille.

HR-profiili

Henkilöstöpäällikkö on yksi vastuullisimmista tehtävistä yrityksessä, koska työntekijöiden laadullinen koostumus riippuu tästä työntekijästä. Siksi henkilöstövirkamiehille asetetaan erityisiä vaatimuksia, jotka heijastuvat sellaiseen asiakirjaan kuin tehtävän profiili. Näyte voi olla seuraava:

• työskentelytaitoja ihmisten kanssa (henkilöstöjohtajalla on oltava kommunikointi ja riitojen ratkaiseminen);
• nopea osallistuminen (henkilöstöasiantuntija ei saa olla välinpitämätön, hänen tulisi olla kiinnostunut tiettyjen asioiden ratkaisemisesta);
• aloitteellisuus henkilöstön rakenteen ja laadun parantamiseen liittyvissä asioissa;
• avoimuus viestinnälle (tämä laatu on tarpeen aseman erityispiirteiden kannalta);
• innostusta ajankohtaisten ongelmien ratkaisemisesta;
• positiivinen tunnelma, joka välitetään kaikille muille ryhmän jäsenille;
• kyky käydä keskustelua (johtaja on johtava rooli keskustelussa potentiaalisten ja todellisten työntekijöiden kanssa);
• johtamistaidot;
• julkisen puhumisen taidot (raporttien ja raporttien esittämiseksi ylimmälle johdolle sekä seminaarien johtaminen alaisille);
• epästandardi ajattelu luovien päätösten tekemiseen hätätilanteissa;
• oratoriset taidot, lausuntojen vakuuttavuus;
• ajattelun nopeus ja toiminnan nopeus;
• kyky sopeutua muuttuviin olosuhteisiin (samoin kuin vasta palkattujen työntekijöiden avustaminen);
• riskin pelon puute (tämän ominaisuuden tulisi olla kohtalaisen voimakas);
• riippumattomuus päätöksenteossa;
• kyky kokeilla ja löytää uusia lähestymistapoja johtamiseen;
• huumorintaju, joka auttaa mitätöimään stressaavia ja stressaavia tilanteita.

Henkilöstön valinnasta vastaavan johtajan asemaprofiili olisi laadittava erityisen huolellisesti, koska tämä asema on avain kaikissa yrityksissä. Tähän tehtävään hakevan henkilön on täytettävä vaatimukset täysin, koska vastuu henkilöstön muodostamisesta on hänen harteillaan.

Myyntipäällikön vaatimukset

Melko usein voit tavata tällaisen avoimen virkaan myyntipäällikkönä. Huolimatta siitä, että monet nuoret aloittavat uransa vastaavalla työllä, hakijoille asetetaan melko vakavia vaatimuksia jo tässä vaiheessa. Tyypillinen myyntipäällikön profiili on seuraava:

• valmius jatkuvaan kommunikointiin monien ihmisten kanssa (tavarantoimittajat, asiakkaat, asiakkaat ja niin edelleen);
• kyky tehdä nopeasti päätöksiä vastapuolten kanssa käytyjen neuvottelujen jälkeen;
• kyky ylläpitää optimistista tunnelmaa keskustelussa sekä luoda luottamuksen ilmapiiri;
• ajattelun luovuus (tärkeä tuotteen esittelyssä);
• kyky järkevästi organisoida aikasi (koska työhön liittyy monia päivittäisiä kokouksia ja neuvotteluja);
• diplomaattisuhde viestinnässä urakoitsijoiden ja asiakkaiden kanssa;
• emotionaalinen tasapaino, kyky pysyä rauhallisena stressitilanteissa sekä löytää nopeasti ratkaisu konflikteihin;
• kyky löytää yhteinen kieli erityyppisten persoonallisuuksien kanssa;
• uskollisuus myytävälle tuotteelle.

On syytä huomata, että asemasta on annettu hyvin likimääräinen profiili. Esimerkki voidaan laajentaa tai lyhentää tietyn organisaation tarpeiden mukaan.

Peruslähestymistavat työprofiiliin

Työprofiilin kehittäminen voidaan suorittaa kahden päätavoitteen mukaisesti:

• Tilannekohtainen lähestymistapa tarkoittaa, että asiakirja laaditaan hätätilanteessa, kun avoin virka on kiireellisesti suljettava. Koska aika on hyvin rajallinen, asiakirja laaditaan suunnilleen, ja siinä esitetään vain potentiaaliselle työntekijälle asetettavat perusvaatimukset. Jatkossa tämä työkappale voi toimia kokonaisen profiilin muodostamiseksi.
• Metodologinen lähestymistapa edellyttää perusteellista työtä, jonka tuloksena tehtävän selkeät piirteet, tarvittavat taidot, henkilökohtaiset ominaisuudet ja toiminnalliset vastuualueet kehitetään. Se sisältää kaiken kattavan tiedon, joten sitä pidetään työasiakirjana henkilöstön etsinnässä ja valinnassa. Kun organisaatiossa tehdään uudistuksia, myös profiili muuttuu.

tulokset

On syytä huomata, että henkilöstön onnistuneen valinnan kannalta on tärkeää, että asemaprofiili laaditaan yrityksessä. On melko vaikeaa antaa esimerkki yhtenäisestä asiakirjasta, koska tätä asiaa ei säännellä lailla, mutta se on edelleen yritysjohtajien harkinnan varassa.

Profiili on yksi päätyökaluista, joita käytetään ehdokkaiden valinnassa tiettyyn avoimeen virkaan. Tämän asiakirjan mukaisesti voidaan lisäksi suorittaa henkilöstön määräaikainen varmentaminen tai todentaminen kokeilujakson tulosten perusteella. Tutkimuksen tuloksista riippuen voidaan tunnistaa suuntaviivat tutkintotason parantamiseksi.

Profiiliä muodostettaessa voidaan käyttää kahta lähestymistapaa. Tilanne syntyy, kun avoimen työpaikan sulkeminen on kiireellistä. Tässä tapauksessa tehtäväkuvaus voidaan tehdä hyvin suunnilleen osoittaen vain pääominaisuudet. Jos puhumme metodologisesta lähestymistavasta, kehitetään perusteellista yksityiskohtaista asiakirjaa, jota käytetään jatkuvasti henkilöstön valinnassa.

Tyypillinen työprofiilin kehittämisprosessi sisältää useiden peräkkäisten vaiheiden läpikäynnin. Aluksi tutkimme ammatin ominaispiirteitä ja sitä koskevia vaatimuksia, jotka säädöksissä esitetään. On myös tarpeen muodostaa ryhmä päteviä asiantuntijoita, jotka osallistuvat asiakirjojen valmisteluun. Profiili kootaan ottaen huomioon yrityksen organisaatiorakenne, ja siksi sitä tulisi myös tutkia huolellisesti. Asiakirjan pääosa on kuvaus potentiaalisen työntekijän työtehtävistä ja pätevyysvaatimukset. On myös syytä kiinnittää huomiota henkilökohtaisiin ominaisuuksiin (sosiaalisuus, stressinkestävyys ja niin edelleen).