Toimistopäällikkö - kuka se on? Toimistopäällikön tehtävät

Video: A-lehdet - Toimistopäälliköt Saara ja Pauliina 2024, Heinäkuu

"Plankton", "johtajat" - kaikki nämä puolueettomat määritelmät liittyvät toimistotyöntekijöiden työhön. Mutta onko tällainen työ niin hyödytön? Toimistopäällikkö - kuka se on? Mikä on hänen vastuunsa?

Toimistopäällikkö - kuka se on?

Toimistopäällikön ammatti sekoitetaan usein sihteerin ammattiin. Mutta näiden erikoisuuksien välillä on edelleen ero. Joten, toimistopäällikkö - kuka se on?

Tämän alueen johtaja on toimiston johtaja tai järjestelmänvalvoja. Se sääntelee toimistotyötä, sillä se on tärkeä informatiivinen linkki työntekijöiden ja esimiesten, asiakkaiden ja työntekijöiden välillä.

Mitä aktiivisempi organisaation toiminta on, sitä enemmän ongelmia sillä on päivittäisissä pienissä organisaatioasioissa ja dokumentoinnissa. Niiden toteuttaminen ja tarjoaa toimiston johtaja.

Hän varmistaa, että kaikki nykyiset asiakirjat samoin kuin hänen esimiehensä tilaukset on toteutettu asianmukaisesti. Samanaikaisesti toimeenpanomääräykset olisi ilmoitettava yrityksen työntekijöille ajoissa, kaikki vierailijoiden valitukset olisi otettava huomioon ja työntekijöiden ehdotukset olisi toimitettava viranomaisille.

Niinpä toimistotyö ja viestintä kuuluvat osittain toimistopäälliköiden haasteisiin.

Työpaikka ja palkka

Toimistopäällikköä tarvitaan missä tahansa yrityksessä, jolla on toimisto, johtaja ja vähintään muutama työntekijä. Pienissä organisaatioissa tällaisen asiantuntijan vastuualue on paljon pienempi kuin esimerkiksi valtavassa yrityksessä. Suuressa yrityksessä voi olla useita toimistopäälliköitä, ja jokainen heistä on nimetty omaan osastoonsa.

Näyttää siltä, että tällaisten asiantuntijoiden kysyntä on melko suurta ja mahdollisesti kasvaa edelleen. Mutta uranäkymiä ei käytännössä ole. Varsinkin jos henkilöllä ei toimistojohdon lisäksi ole enää mitään ammattia.

Koska tehtävät eivät ole liian monimutkaisia, kilpailu yhdestä työpaikasta ainakin Venäjällä on melko korkea - 6 henkilöä avoimeen työpaikkaan. Samanaikaisesti palkka on alhainen pääomavaatimusten mukaan - 27 tuhatta ruplaa.

Kulttuuripääkaupungissa - Pietarissa - tällaisten työntekijöiden palkat ovat pienemmät noin 5–7 tuhatta ja kilpailu moninkertainen. Mitä kauemmas maan reuna-alueelle, sitä alhaisempi palkka on ja sitä enemmän hakijoita tähän tehtävään on.

Tarvittavat henkilökohtaiset ominaisuudet

Toimistopäällikön vastaanottamat tilaukset vaativat pääsääntöisesti pikaista ja nopeaa toteuttamista. Siksi hakijalta vaaditaan ensinnäkin ahkeruutta, nopeutta ja täsmällisyyttä. Hyvä muisti ja keskittyminen ovat myös tärkeitä.

Tätä tehtävää hoitavan henkilön tulisi olla ystävällinen ja seurallinen, koska joissain tilanteissa hän toimii yrityksen edustajana asiakkaiden edessä.

Toimistopäälliköllä on oltava osaava ja loogisesti jäsennelty puhe sekä perehtynyt yritysetiikkaan, koska hän on usein mukana järjestämässä liiketalousneuvotteluja ja yrityskokouksia.

Hyödyllinen tieto, kuten hyvän sähkömiehen puhelinnumero tai lounaan toimituspalvelu, ei myöskään vahingoita. Itse asiassa monissa yrityksissä toimitusjohtaja hallitsee myös toimistotilaa ja työntekijöiden tyydytystä.

Keskeiset toimistopäällikön taidot

Ensimmäinen vaatimus tällaiselle työntekijälle on tietokoneen ja Internetin hyvä tuntemus. Jos hakija omistaa Wordin ja Excelin lisäksi Photoshopin tai Office Picker Managerin, tämä on toinen syy palkata hänet, ei joku muu.
Suuri tulostusnopeus. Kyky kirjoittaa tekstit nopeasti on yksi toimiston johtajan tärkeimmistä.
Aikaisemmissa töissä vaaditut hallintotaitot vaaditaan, jos henkilö saa työpaikan suuressa yrityksessä.
Paperityötaidot. Dokumentointi on yksi tämän tyyppisten asiantuntijoiden päätehtävistä, joten perustiedot ovat välttämättömiä.
Toimistolaitteiden luotettava käyttö. Faksit, tulostimet, skannerit - kaiken tämän tulisi olla toimiston johtajan toimivallassa.
Pätevän ja diplomaattisen viestinnän taidot. Toimistopäällikön ei tarvitse kommunikoida vain osaavasti, vaan hänen on pystyttävä tarvittaessa ratkaisemaan konfliktitilanteet.
Vieraan kielen taito. Suurissa kansainvälisissä yrityksissä toimistopäällikön on suhtava sujuvasti vähintään englantia.

Työnkuvauksen yleiset säännökset

Toimistopäällikön tehtävän hyväksyy yhtiön toimitusjohtaja. Eri yrityksissä se voi erota tietyiltä osin, mutta yleensä sen päämääräykset eivät muutu. Ennen työsopimuksen allekirjoittamista on tutustuttava työohjeisiin, jotta ei myöhemmin voita valittaa siitä, että tiettyjen tehtävien suorittaminen ei kuulu suunnitelmiin.

Yleisissä säännöksissä voidaan mainita:

kuka vastaa toimiston johtajan palkkaamisesta;
kenellä on oikeus vapauttaa hänet tehtävästään;
kenelle työntekijä raportoi;
kuka raportoi toimiston johtajalle;
kuka hoitaa toimiston johtajan tehtävät poissa ollessaan jne.

Tyypillisesti toimistopäälliköt raportoivat toimitusjohtajalle. Toimiston järjestelmänvalvojat ilmoittavat kuriirit, kuljettajat, siivoojat jne.

Myös yleisissä määräyksissä voidaan määritellä, mikä työntekijä jolla on pätevyystaso voidaan hyväksyä kuvattuun tehtävään.

Suorat tehtävät

Ohjeiden seuraavassa kappaleessa esitetään toimiston johtajan tehtävät.

Avointen työpaikkojen jatkamista varten hakijat kirjoittavat usein erilliseen sarakkeeseen, mitkä vastuut he suorittivat aiemmassa toimistotyössä. Joten työnantaja saa lisätietoja hakijan taidoista.

Mitkä esineet voivat olla toimiston johtajan välittömiä vastuita?

Puhelinsoittojen valvonta. Työntekijän on vastattava saapuviin puheluihin parhaan kykynsä mukaan, vastattava vastustajien kysymyksiin ja ilmoitettava esimiehilleen tiedot, jotka he ovat pyytäneet välittämään.
Dokumentaation kuratointi. Asiakirjojen säilytys ja kirjanpito, kirjeenvaihdon valvonta, toimeksiantojen toteuttaminen jne. - Nämä ovat toimiston johtajan välittömiä vastuita.
Asiakirjojen jäljentäminen. Työntekijä kopioi ja kopioi työtä pomo-ohjeiden mukaisesti.
Kirjeiden, pyyntöjen tekeminen - ts. Kirjeenvaihto kumppaneiden, asiakkaiden tai tavarantoimittajien kanssa välittömän esimiehen pyynnöstä.

Toimistopäällikön tehtäviin voi kuulua vähintään kuusi muun tyyppistä työtä. Mutta jokaisessa yrityksessä tämän kategorian asiantuntijoiden kuormitus määritetään erikseen.

Office Manager -oikeudet

Kaikki toimistonjohtajan ohjeet sisältävät paitsi tehtävien myös oikeudet.

Antaa täydelliset tiedot. Tiettyjen tehtävien suorittamiseksi toimiston päälliköllä on oikeus vaatia, että hän toimittaa tarvitsemansa määrän tietoja, mukaan lukien luottamukselliset.
Hyvät rationalisointiehdotukset. Jos toimistotyön järjestämiseen tarvitaan innovaatioita tai ylimmän pääjohtajan lisämääräyksiä, johtajalla on oikeus tarjota esitellä ne.
Vaadi asianmukaiset työolosuhteet. Jos virallisia tehtäviä ei voida suorittaa tarvittavien olosuhteiden puuttumisen vuoksi, toimiston päällikkö voi vaatia niiden luomista.
Toimi pätevyyden rajoissa. Työnkuvauksen jälkeen työntekijällä on oikeus tehdä päätöksiä ja antaa määräyksiä, mutta vain pätevyytensä rajoissa.

Tämä on karkea opas toimiston johtajan oikeuksista. Niitä voidaan täydentää tai vähentää laitoksen erityispiirteiden mukaan.

Vastuu

Toimistopäällikkö on ammatti, johon liittyy myös vastuuta. Sen laajuuden ja rangaistuksen sääntöjen rikkomisesta päättää kukin työnantaja erikseen. Yleisimmät kohdat, joissa vastuu hoidetaan ammatillisissa kuvauksissa, näyttävät tältä.

Huolellisesta asenteesta velvollisuuksiinsa. Määräysten ennenaikainen täytäntöönpano ja muu huolimattomuus ovat työntekijän syy, johon on tarpeen vastata.
Luottamuksellisten tietojen paljastamiseksi. Työsopimuksissa ja tehtäväkuvauksissa sinun on luettava huolellisesti tietojen luottamuksellisuutta koskevat lausekkeet. Hänen paljastumisensa vuoksi menetät yleensä työpaikkasi.
Pätevyyden loukkaamisesta. Työntekijän toimivallan ulkopuolella olevat toimenpiteet eivät ole sallittuja.
Työaikataulun rikkomisesta jne. Työntekijän vastuulla on myös työaikataulun, paloturvallisuusmääräysten tai turvatoimenpiteiden rikkominen.

Ammattilaisten hyvät ja huonot puolet

Tällä ammatilla on, kuten monilla muillakin, useita etuja ja haittoja. Joten, mitä etuja on työskennellä toimistopäällikön kanssa?

Tällä rintamalla työskentelevien työntekijöiden vastaukset koskevat ensinnäkin tämän ammatin suurta kysyntää: Saatuaan jonkin verran kokemusta tällä alalla, paremmin palkatun paikan löytäminen ei ole vaikeaa. Niillä hallinnollisilla taidoilla, jotka hankitaan työprosessissa, on merkitystä jokapäiväisessä elämässä. Lisäksi toimistojohtajana työskentelemällä voit kehittää viestintätaitojasi.

Miinusten joukossa on työntekijöiden lisääntynyt psykologinen taakka, koska yhden työpäivän aikana sinun on ratkaistava paljon erilaisia kysymyksiä. Lisäksi johtajat lataavat suorien tehtävien lisäksi toimistopäälliköt usein henkilökohtaisilla pyynnöillä ja lisäohjeilla.

Mistä opiskella ammattia?

Toimistopäällikkö, joka tämä on, on selvää edellä. Kuitenkin mistä voi oppia tämän ammatin?

Yhdessä yliopistossa ei ole erityistä tiedekuntaa, joka valmistaisi toimistopäälliköt. Mutta usein johtaja haluaa korkea-asteen koulutuksen omaavan henkilön pitävän tätä tehtävää. Millainen koulutus tämä on, ei ole aina tärkeää - tärkeintä on, että hakija on valmistunut yliopistosta. Läänin kaupungeissa tämä asema voidaan ottaa jopa 9 koulutusluokan jälkeen. Jokainen yritys päättää erikseen, mitä toimistopäällikköä se vaatii.

Ennen kaikkea työnantaja on kiinnostunut ehdokkaan muista ominaisuuksista: