Ammattisihteeri. Tuomari on

Monet tytöt haaveilevat uran aloittamisesta sihteerinä-referentina. Tämä on täysin normaali ja kohtuullinen halu. Vain kaikki eivät ajattele, mitä tähän tarvitaan (paitsi houkutteleva ulkonäkö). Mutta se olisi sen arvoista. Loppujen lopuksi referee ei ole vain “kaunis kasvot” johtajan vieressä. Pikemminkin se on “opas” kaikissa asioissa: tietäväinen ja taitava tyttö, joka löytää tien kaikesta tilanteesta. Katsotaanpa lähemmin.

Mitä sinun täytyy voida tehdä

Missä tahansa organisaatiossa on sihteerin-referentin ohjeet. Se sisältää luettelon (joskus yksityiskohtainen, joskus ei kovin) virallisista tehtävistä. Näihin kuuluvat taidot. Henkilön, joka on onnekas saamaan tällaisen työn, tulisi voida kommunikoida asiakkaiden kanssa, neuvotella (henkilökohtaisesti ja puhelimitse), valita ja järjestää materiaaleja, laatia tiivistelmiä ja muuta. Eli on selvää, että tällä henkilöllä tulisi olla paljon taitoja. Erityisyys riippuu yrityksen suunnasta. Joten esimerkiksi oikeudellista neuvonantajaa vaaditaan ymmärtämään lailliset monimutkaisuudet. Sattuu, että tämä asema liittyy kykyyn ratkaista organisatorisia kysymyksiä. Toisin sanoen referee on johtajan ”oikea käsi”. Hän on aina siipissä, hänen on tiedettävä kaikki, mitä pomo tarvitsee työhönsä.

Jotkut ”erityiset” ammatti kysymykset

Tässä on syytä selventää sitä, mikä on yleensä "kulissien takana piilotettu". Koska referee on juuri henkilö, joka kommunikoi useimmiten pomon kanssa, hänen on vaadittava diplomaattisia kykyjä. Miksi? Se on yksinkertaista: johtajalla (etenkin suurella joukkueella) ei ole aikaa käsitellä kaikkia suhteen vivahteita. Yleensä hän on työtä tekevä mies. Kun joku on syntymäpäivä, kuka synnyttää, jolla on lapsia - tämä kiinnostaa häntä vain työaikojen yhteydessä. Kaikki nämä "pienet asiat" kuuluvat avustavan sihteerin harteille. Hänellä on velvollisuus kertoa pomolle, kun loma on ilmoittaa joukkueessa syntyneestä jännitteestä (jos se on hänen huomionsa arvoinen). Joten osoittautuu, että ensin apulaissihteerin on itse selvitettävä se, poistettava ylimääräinen ja sitten "ladattava" johtaja. Tämä työ ei ole helppoa! Mutta tämä oli epävirallisten tehtävien alaa.

Päätoiminnot

Lähes kaikki toimistotyöt kuuluvat pienten yritysten apulaissihteerin osuuteen. Suuressa osassa sitä. Eli sinun on opittava säveltämään kirjeitä, järjestämään vastaanotto ja lähetys oikein, rekisteröinti, jakelu (jos sellainen on) ja niin edelleen. On selvää, että ei voi tehdä ilman venäjän kielen täydellistä osaamista. Virhekirjeet ovat yrityksen pilaantuneet kasvot. Joskus vaaditaan, että vieraita kieliä tunteva henkilö työskentelee tässä tehtävässä. Lisäksi referentina on henkilö, joka yhdistää yrityksen (tai sen osastojen) työntekijät toisiinsa. Sen tehtäviin kuuluu tietovirtojen oikea jakautuminen rakenneyksiköiden välillä, jotka työskentelevät yhden ison asian parissa. Referenssi on melko monimutkainen ammatti, koska on pidettävä mielessä monia yksityiskohtia ja tosiasioita. Kaikki tämä on välttämätöntä, jotta johtaja voi tuntea olonsa mukavaksi, jotta se ei häiritse toisinakseltaan päälinjasta.

Henkilökohtaiset ominaisuudet

Koska referentin työ perustuu viestintään, he valitsevat tehtävään kommunikatiivisen, konfliktittoman henkilön. Jokaisessa yrityksessä tämä on ”avain” viesti. Häntä miehittävällä henkilöllä on suuri vaikutus sekä johtajaan että kollegoihin. Siksi kunnollisuutta vaaditaan yksinkertaisesti. Lisäksi apulaissihteerin tulisi olla täsmällinen, fiksu ja jopa luova. Ihmisen on pystyttävä löytämään hyväksyttävä tie kaikista tilanteista. Arvioija ajattelee ensinnäkin työnantajansa "kasvoja" ja sitten itseään. Vastuutaso ei ole paitsi korkea myös globaali. Kaikki eivät selviä kuormasta. Siksi sinun on mietittävä huolellisesti ennen tällaisen tehtävän hakemista. Apulaissihteerin työpaikalla tulisi voida asettaa kiinnostuksen kohteet taustalle. Ensinnäkin - kaikki mitä pomo tarvitsee työskennellä. Muuten, siksi useimmiten tytöt miehittävät tämän aseman, koska naispuolisten hoitaminen on veressä.

Luottamuksellista tietoa

On selvää, että niin tiiviissä viestinnässä referentti tietää monet tosiasiat, joita ei pidä julkistaa. Nämä eivät ole vain ammattisalaisuuksia ja liikesalaisuuksia. Sihteerinä on usein läheisenä ystävänä luottamusta ja henkilökohtaisia ​​tietoja. Kannattaako mainita, että referentin edellytetään pystyvän tallentamaan luottamuksellisia tietoja. Tämä on yksi hänen tärkeimmistä ammattitaidoistaan.

Mitä koulutusta tarvitaan

Pää yrittää valita referenssin toiminnan suunnan perusteella. Eli hakijalla on oltava tutkintotodistus, joka vastaa yrityksen työtä. Lisäksi tähän tehtävään valitaan usein oikeudellisen koulutuksen omaavia ihmisiä. Tämä on kätevää, jos joudut usein tekemään sopimuksia, valmistelemaan muita asiakirjoja. Yksinkertaisin vaatimuksista: sujuvuus kaikissa tietokoneohjelmissa (toimisto), kyky tulostaa (nopeasti ja osaavasti). Koska referent on itse asiassa neuvoja, sinun on oltava taitoja löytää tietoa sekä verkosta että offline-tilassa. Nopeasti nopea henkilö, jolla on nopea reaktio, otetaan sellaiseen asemaan useammin kuin ”oikean” tutkintotodistuksen haltija, joka ei osaa hallita tilannetta nopeasti.

Työpaikka

Tällainen sihteerin-referentin asema on nyt melkein missä tahansa toimistossa. Usein sitä kutsutaan vain niin ja henkilö suorittaa erilaisia ​​toimintoja. Kaikki riippuu yrityksen koosta, tehtävistä, työntekijöiden lukumäärästä. Joissakin yrityksissä sihteeri hoitaa myös kirjanpitäjän tehtäviä, toisissa - lakimiehen ja niin edelleen. Tämä on loistava alku henkilölle, joka etsii urakehitystä. Lyhyen ajan voit hallita monia taitoja, hallita erilaisia ​​ammatteja, tärkeintä on ymmärtää yrityksen työ, "koskettaa" kaikkea omin käsin. Mutta sinun on "pyöritettävä" erittäin nopeasti. Koska paljon tietoa on käsiteltävä nopea-tilassa. Mutta jos kaikki onnistuu, saatu tieto riittää aloittamaan itsenäisen nousun linjoille, jotka määrittelet itsellesi. Mutta tämä ei ole ollenkaan välttämätöntä. Koska referentin ammatti, jos otat sen vakavasti, on itsessään mielenkiintoinen. Hän ei anna

ajaa kapeaan suuntaan, hallita jatkuvasti kaikki uudet tietomäärät, parantaa.

Kuinka saada haastattelu

Jos päätät selviytyä tällaisesta vastuullisesta työstä, sinun tulee lähettää jatka antamaan avoimeen työpaikkaan. Muista tarkistaa vastausten lukutaito. Muista, että kirjoitusvirheet vähentävät mahdollisuutesi nollaan heti. Tyyli tulisi myös olla hillitty liiketoimintaa. Jokainen sanasi punnitaan huolellisesti ja tarkoituksellisesti. Sitten ”kokeilut” alkavat. Sinun on käytettävä aikaa todistaaksesi, että pystyt olemaan arvokas avustaja johtajalle. Jokainen yritys keksii omat menetelmänsä. Valmistaudu kuitenkin siihen, että joudut puhumaan eri virkamiesten kanssa, valmistelemaan useita virallisia asiakirjoja ja vastaamaan pari puhelua. Sinun on myös otettava huomioon se, että ulkonäköäsi valvotaan tiukasti. Toisin sanoen he “tutkivat” päästä varpaisiin. Useimmiten sinun on osoitettava vaatetustyypit (meikki, kampaus). Ei ole myöskään toivottavaa käyttää voimakkaita aromeja. Ajattele jokaista pientä asiaa! Kaikkien sinun tulee olla hienovaraisia, mutta houkuttelevia. Vinkki: pysy vaatimattomana, mutta itsevarma. Ole fiksu, mutta älä ylimielinen. Sitten kaiken pitäisi varmasti treenata!