Arkistohenkilön asemaa kutsutaan arkistomieheksi. Tämän alan asiantuntijan päätehtävänä on organisoida itse arkiston työ ja asiakirjakierrokset siinä. Tällaisia ammattilaisia tarvitaan kaikkialla, missä on paljon virallisia papereita, etenkin vakuutus-, rahoitus- ja etenkin valtionyrityksissä. Tärkein asiakirja, johon uuden työntekijän tulisi viitata, on arkistomiehen tehtäväkuvaus.
Yleiset säännökset
Vain yrityksen päällikkö voi hyväksyä tai erottaa arkistomiehen. Lisäksi hänen on ensinnäkin viitattava maan nykyiseen lainsäädäntöön. Ohjeissa olisi ilmoitettava henkilö, joka on tätä tehtävää hoitavan asiantuntijan suora päällikkö.
Arkistovirkailijana työskentelemiseksi henkilön on saatava ammatillinen perustutkinto, jonka jälkeen hänet voidaan hyväksyä tehtävään myös ilman kokemusta tällä alalla. On vaihtoehto, että keskiasteen tai yleissivistävän koulutuksen omaava henkilö saa työpaikan, mutta silloin hänen tulisi saada erityinen koulutus tähän suuntaan. Työkokemus tähän tehtävään on valinnainen.
Mitä pitäisi tietää
Yrityksen arkistonhoitajan tehtäväkuva osoittaa, että työntekijällä on oltava tietyt tiedot: hänellä on velvollisuus tutkia tämän organisaation arkistossa yritystoimintaa koskevia määräyksiä, ohjeita ja koko luettelo oikeudellisista asiakirjoista. Lisäksi hänen on tiedettävä, kuinka tallentaa, käyttää asiakirjoja ja minkä standardien mukaan ne hyväksytään ja luovutetaan. Hänen tietämyksensä tulisi sisältää yhden valtion toimistotyön järjestelmä. Lisäksi hänen on ymmärrettävä, kuinka varastoitujen asiakirjojen kuvaukset kootaan, mitkä niistä on säilytettävä pysyvästi ja mitkä vain väliaikaisesti, sekä laadittava säädökset niiden tuhoamisesta.
Apulaisarkistomiehen tehtäväkuvaus edellyttää, että hänen on tiedettävä, miten asiat tehdään, millä säännöillä ne valmistellaan tulevaa käyttöä ja turvallisuutta varten, miten kirjanpitoa pidetään ja lausunnot laaditaan yrityksessä. Tämän henkilön on ymmärrettävä yrityksen rakenne, jossa hän työskentelee, sekä laitteiden ja kaikkien teknisten välineiden käyttöä koskevat säännöt arkiston arkistointiin. Lisäksi hänellä on velvollisuus tuntea kaikki organisaation sisäiset säännöt ja lait, mukaan lukien työsuojelu, paloturvallisuus, rutiinit ja niin edelleen.
tehtävät
Budjettilaitoksen arkistovirkailijan tehtäväkuvaus edellyttää, että hänen on suoritettava tietyt tehtävät: suoritettava arkistointiin liittyvät työt, arkistoidun asiakirjan säilyttäminen, vastaanotettujen asiakirjojen rekisteröinti, nimikkeistön kehittäminen ja tiedostojen rekisteröinnin oikeellisuuden tarkistaminen ennen arkistointia. Jos on sellainen tarve, hän salaa tallennusyksiköt, systemaatoi tapausten sijoittamisen ja asettaa ne rekisteriin.
Lääketieteellisen laitoksen arkistovirkailijan tehtäväkuvaus ehdottaa, että hänen tulisi laatia tiivistelmäkuvaukset varastoidusta asiakirjasta, sen jakamisesta väliaikaisiin ja rajoittamattomiin yksiköihin. Hänen on pidettävä kirjaa ja tuhottava asiakirjat ajoissa, joiden säilyvyysaika on jo päättynyt, ja myös kehitettävä järjestelmä, jolla on mahdollista yksinkertaisesti ja nopeasti löytää haluttu asiakirja.
Muut toiminnot
Lisäksi hänen työvastuunsa vaatii läsnäoloa tutkimuksen aikana, jotta saataisiin myös tieteellisiä asiakirjoja. Hänen on varmistettava, että asiakirjat pysyvät ehjinä, ja suoritettava tarvittaessa palautustöitä niiden kanssa. Tämä asiantuntija varmistaa myös, että arkiston tiloissa on kaikki tarvittavat edellytykset asiakirjojen normaalille säilyttämiselle.
Arkistovirkailijan on seurattava palosuojaussääntöjen täytäntöönpanoa sekä käytettävä nykyaikaisia teknisiä välineitä työskennellä asiakirjojen kanssa. Organisaation työntekijöiden ja vierailijoiden pyynnöstä hän on velvollinen antamaan arkistoasiakirjojen jäljennöksiä tai alkuperäisiä, laatimaan viitteitä arkistossa olevien tietojen avulla ja laatimaan raportteja työstään.
oikeudet
Lääketieteellisen arkistonhoitajan tehtäväkuva osoittaa, että hänellä on tietyt oikeudet. Hän voi pyytää ja vastaanottaa hänen työhönsä liittyviä asiakirjoja. Tarvittaessa hän voi tehdä yhteistyötä yrityksen muiden osastojen tai muiden organisaatioiden asiantuntijoiden kanssa, jos tämä auttaa häntä ratkaisemaan asiantuntevia kysymyksiä. Jos tällainen tarve on, hän voi edustaa yrityksensä etuja muissa organisaatioissa kaikissa kysymyksissä, jotka liittyvät suoraan arkiston työhön.
Vastuu
Arkistovirkailijan tehtäväkuvauksessa oletetaan olevan vastuussa velvollisuuksiensa laiminlyönnistä ja heikkolaatuisesta työstä, väärien tai vääristettyjen tietojen toimittamisesta suoritetuista tehtävistä, kieltäytymisestä täyttää viranomaisten määräyksiä.
Lisäksi hän vastaa tilanteista, joissa havaittiin rikkomuksia, turvallisuusrikkomuksia tai muita yrityksen normaalia toimintaa uhkaavia toimia, eikä työntekijä ilmoittanut niistä eikä ryhtynyt toimenpiteisiin ongelman poistamiseksi. Arkistonhoitaja vastaa työstandardien rikkomisesta.
Työolot
Arkistonhoitajan tehtävänkuvauksessa ehdotetaan, että organisaation johdon tulisi määritellä työaikansa työlainsäädännön mukaisesti. Jos tuotantotarve on tarpeen, yrityksen on tarjottava hänelle työpaikka ottaen huomioon kaikki normit ja standardit sekä kaikki tarvittavat työmatkojen toteuttamiseen, mukaan lukien paikalliset. Hänellä on myös oikeus allekirjoittaa asiakirjoja pätevyytensä rajoissa.
johtopäätös
Tärkein asiakirja, johon asiantuntijan tähän tehtävään valitun henkilön tulisi luottaa, on arkistomiehen työkuvaus. Riippumatta siitä, missä organisaatiossa se toimii, oikeudet, vastuut, toiminnot ja tietämys ovat käytännössä samat ja voivat vaihdella riippuen tietyn yrityksen tarpeista ja siitä, mitkä tehtävät johtoryhmä antaa työntekijöilleen.
Tällainen työ vaatii tarkkaavaisuutta, sitkeyttä, tärkeiden asiakirjojen turvallisuussääntöjen tuntemusta, tiettyjen asiakirjojen arvon arvioinnin tuntemusta sekä kykyä järjestää, nopeasti löytää ja salata asiakirjoja. Toinen tärkeä tekijä on työskentely ihmisten kanssa, koska arkistomiehen ammattiin kuuluu erilaisten asiakirjojen antaminen ja vastaanottaminen, niiden kokoamisen oikeellisuuden ja aitouden tarkistaminen. Vain tarkkaavainen henkilö, joka on valmis työskentelemään suuren tietomäärän kanssa ja edustamaan yrityksen etuja muissa organisaatioissa, pystyy suorittamaan oikein ja luotettavasti työtehtäviään tässä tehtävässä.
