Toimihenkilön tehtäväkuva sihteerinä: ominaisuudet ja vaatimukset

Pienelläkin henkilöstöllä, mukaan lukien vain yrityksen päällikkö ja sen työntekijät, tarvitaan vastuullinen työntekijä, joka olisi järjestävä voima, joka pystyisi ohjaamaan ja hallitsemaan työprosessia - tämä ajatus määrää toimistonjohtajan tehtävänkuvauksen tekstin.

Tällainen asema edellyttää hakijalta erityisiä taitoja ja asianmukaista koulutusta sekä kykyä olla vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa. Tämä vaatimusluettelo ei kuitenkaan rajoitu.

Työnkuvaus

Ehdokkaat voivat jo virkaan hakemisen vaiheessa perehtyä normatiiviseen säädökseen, joka säätelee hänen oikeuksiaan, velvollisuuksiaan ja vastuualuettaan yrityksessä. Tällaista asiakirjaa kutsutaan tehtäväkuvaukseksi. Se koostuu viidestä pääosastosta:

1. Yleiset säännökset Ne sisältävät kaikki organisaatiotiedot: yrityksen nimi, asema ja sen rakenneyksikön, johon se kuuluu. Se osoittaa myös alistamisen, tehtävän täyttämis- ja irtisanomismenettelyn sekä koulutus- ja pätevyysvaatimukset.
2. Tehtävät. Tässä osassa luetellaan työntekijän vastuut ja miten ne toteutetaan.
3. Työntekijän oikeudet, ts. Kaikki lisäominaisuudet, jotka vaikuttavat tehtävien tehokkaaseen suorittamiseen.
4. Vastuu. Tämän jakson mukaisesti johto päättää työn laadun, ylennyksen tai sakkojen arvioinnista.
5. Suhde. Tässä osassa käsitellään kaikkia yhteyksiä ulkoisten ja sisäisten yksiköiden kanssa, joita työntekijälle voi aiheutua tehtävien suorittamisen aikana.

Työnkuvauksen kirjoittamisen periaatteet

Näiden asiakirjojen laatimisen normatiivinen perusta on johtajien, asiantuntijoiden ja muiden työntekijöiden pätevyysluettelo (1998). Kehityksen aikana kiinnitettiin huomattavaa huomiota työntekijän aseman ja olosuhteiden kuvaamiseen tehtäviensä hoitamiseksi. Työn yksityiskohdat sisältyvät asiakirjan otsikkoon, esimerkiksi ”Sihteerin työkuvaus” (toimiston päällikkö tai pääkirjanpitäjä).

Lisäksi, jos on kaksi virkaa, joilla on samat nimet, mutta joilla on eri tehtävät, olisi laadittava erilaisia ​​asiakirjoja, jotka heijastavat näitä eroja. Henkilöstövirkamiehen virkamiehen toimenkuvauksissa on tiettyjä eroja samasta sihteerin säädöksestä.

Office Manager -vaatimukset

Tavalla tai toisella, ehdokkaan on johdettava ihmisiä. Se voi olla vain muutama henkilö pienessä yrityksessä tai koko yrityksen hallintohenkilöstö. Hakijan on luonnollisesti oltava luottavainen tietokoneen käyttäjä ja kyettävä työskentelemään muiden toimistolaitteiden (skanneri, tulostin tai faksi) kanssa. Toimistopäällikkö on usein yrityksen edustaja, joten pakollinen puhe ja kyky kirjoittaa liikekirjeitä on edellytys. Hyvin usein yritykset vaativat tällaisia ​​työntekijöitä tuntemaan paperityön ja työlainsäädännön perusteet. Ainakin yhden vieraan kielen taito on edelleen toivottava taito, mutta isoyritystä hakeessa tämä on jo yksi pakollisista vaatimuksista.

Joissain tapauksissa toimiston johtajan on yhdistettävä tehtävänsä muiden työntekijöiden tehtäviin. Tämä johtaa vaadittujen taitojen lisääntymiseen. Joten kirjanpitäjän tehtävissä toimivan päällikön on oltava asianmukainen koulutus ja erityisohjelmat.

Päävastuut

Tyypillinen sihteeritoimiston johtajan tehtäväkuvaus sisältää seuraavat kohdat:

• sekä tulevan että lähtevän postin käsittely; heidän uudelleenjako yrityksessä;
• valvoa sopimuksista johtuvien velvoitteiden täyttämisen ajoitusta;
• lähtevien puhelujen soittaminen ja saapuvien puhelujen vastaanottaminen;
• työskennellä asiakkaiden ja kumppaniyritysten edustajien kanssa;
• tarkkaillaan tarvittavien paperitavaran saatavuutta;
• toimistolaitteiden ylläpitäminen toimintakunnossa ja asiantuntijoiden kutsuminen vikaantumisen varalta;
• ajanjako työohjelman sisällä (joissain tapauksissa päälle);
• tarvittavien tapahtumien (kokoukset, konferenssit, työmatkat, yritysjuhlat) järjestäminen;
• kokousten kirjaaminen;
• tuoreen sisällön päivittäminen ja täydentäminen yrityksen sivustolla.

Tämä luettelo sisältää vain perusvaatimukset. Muita tavaroita voidaan lisätä tehdyn työsopimuksen yksityiskohtien mukaisesti. Esimerkiksi henkilöstövirkamiehen tehtäviä hoitavan toimistonjohtajan tehtäväkuvaus vaatii työntekijää säilyttämään ja toimittamaan kaikki kirjanpidolliset asiakirjat ajoissa tai korvaamaan henkilöstöosaston päällikön hänen poissa ollessaan.

Lisävastuut

Päätoimintojen lisäksi toimistonjohtajan tehtäväkuvaus sisältää luettelon erilaisista vastuista, jotka saattavat vaihdella yrityksen suunnista riippuen. Toimistopäällikköä voidaan vaatia toimimaan hallintoviranomaisten kanssa eli hankkia lupa harjoittaa kauppaa, avata yrityksen tai tytäryhtiön sivuliike jne.

Yksi tärkeimmistä tehtävistä on yrityksen todellinen johtaminen ilman yhtiön johtajaa. Tämä on tietysti mahdollista vain, jos työntekijä on vakiinnuttanut itsensä vastuuntuntoiseksi ja luotettavaksi henkilöksi, johon luottaa. Lisäksi toimistonjohtajan tehtävänkuvauksessa on usein lauseke tarpeesta laatia yleinen valtakirja. Tällaista asiakirjaa voidaan tarvita esimerkiksi saadakseen erittäin tärkeitä postituslähetyksiä.

Epäviralliset vaatimukset

Suuryritykset antavat yleensä etukäteen tutustua tämän tehtävän ehdokkaiden toimistopäällikön mallikuvakuvaukseen, jotta ne ovat täysin tietoisia vaatimuksista ja vastuista.

Mutta jopa tällaisen vallan näkyessä hakijan on ymmärrettävä, että hän on edelleen yksi monista yrityksen työntekijöistä. Tässä suhteessa ei pidä unohtaa sitä, mitä ei ole määritelty tehtäväkuvauksessa. Sihteerin tehtäviä hoitavan toimiston johtajan on oltava henkilö, jolla on arkaluonteinen aikataju voidakseen jakaa sen tarpeen mukaan.

Työnkulun organisointitehtävät

Työn tärkein vaatimus on tehokkuus, joten tällaisessa asemassa olevalla henkilöllä on velvollisuus kuluttaa taloudellisesti toimistotarvikkeita, valvoa kulutetun sähkön määrää.

Muista työntekijöistä toimistopäällikkö vastaa melkein samalla tavalla kuin pää. Tämän nojalla hänen on varmistettava, että työolosuhteet ovat hyväksyttyjen terveysstandardien ja turvallisuussääntöjen mukaiset. Viimeinkin toimiston päällikkö saa suorien tehtäviensä suorittamisen yhteydessä käyttää turvaluokiteltuja asiakirjoja, minkä vuoksi yksi vaatimuksista on sopimuksen allekirjoittaminen liikesalaisuuksien tai muiden tietojen paljastamatta jättämisestä, jotka voivat vahingoittaa yrityksen markkina-asemaa.

Office Manager -oikeudet

Tietysti tällaisen joukon tehtävien suorittaminen antaa työntekijälle mahdollisuuden käyttää erityisiä oikeuksia. Ne täsmennetään myös toimistonjohtajan tehtäväkuvauksessa. Joidenkin niistä, kuten kyky saada luottamuksellisia tietoja, ydin johtuu suoraan tarpeesta täyttää työtehtävänsä. Toiset liittyvät valtaoikeuksiin. Toimistopäälliköllä on siis oikeus vaatia muilta työntekijöiltä korjaamaan virheet, jotka he ovat tehneet tuotantosääntöjen huolimattomuudesta, määrittämään heille kannustimen suuruuden tai määräämään seuraamuksia huolimattomuudesta.

Usein toimistopäällikkö on linkki työntekijöiden ja päätöksentekijöiden välillä. Tällainen asema antaa hänelle mahdollisuuden saavuttaa parempia työoloja ja esittää kollektiivisia toiveita sekä tietyn osaston että koko yrityksen työn laadun parantamiseksi.

Myyntiosaston toimistopäällikön tehtävänkuvauksen ominaisuudet

Toimistopäälliköt ovat pitkään olleet välttämättömiä suurissa ja ei-niin suurissa yrityksissä, joten he tarvitsevat erityistaitoja tällaisen avoimen työpaikan täyttämiseksi. Yleinen tapaus on, kun useat erityistoiminnoista vastaavat toimistopäälliköt, joita yksi valvoo, työskentelevät samassa yrityksessä. Heidän tehtävänkuvauksensa ovat pääosin samat, mutta eroavat toisistaan ​​lisätoimintojen perusteella.

Joten jos toimistopäällikkö työskentelee myyntiosastolla, hänen tehtäväkuvauksensa voi sisältää esimerkiksi:

• etsiä uusia myyntipisteitä;
• kysynnän rakenteen muutosten seuraaminen;
• raporttien laatiminen täydellisestä myynnistä;
• suora työskentely asiakkaan kanssa tilauksien vastaanottamiseksi ja niiden myöhempi käsittely;
• työskennellä asiakkaille tiedottamisessa mahdollisista muutoksista tavaralajitelmassa ja hintojen uudelleenlaskennassa;
• tarvittavien kokousten järjestäminen;
• tavaroiden toimitussopimusten allekirjoittaminen.

Lisävaatimukset voivat liittyä yrityksen tarjoamien tavaroiden spesifikaatioihin. Jos yritys liittyy kiinteistöjen myyntiin, toimiston johtajan tehtäviin voi kuulua tiedotuslehtisten ja erityisten asiakirjojen laatiminen.

Toimistopäällikön vastuu

Jos tehtäviään ei suoriteta, toimiessaan rikoksia, mukaan lukien liikesalaisuuksien paljastaminen, tai suorittaessaan muita yrityksen imagoa vahingoittavia toimia, toimiston päällikkö on vastuussa hallinto-, siviili- ja rikoslain normien mukaisesti. Jos organisaatiolle on aiheutunut aineellista vahinkoa, rangaistus on määrättävä työlain määräysten mukaisesti.