Asiakirjavirta on tärkeä komponentti toiminnassa ja välttämätön osa minkä tahansa laitoksen, organisaation tai yrityksen johtoa. Yritystodistukset on muodostettava oikein, säilytettävä systemaattisesti ja siirrettävä optimaalisesti. Talouden kehityksen myötä tietovirrat ja asiakirjojen määrä lisääntyvät kaikilla inhimillisen toiminnan aloilla. Siksi nykyään melko uuden ammatin - asiakirjapäällikön - kysyntä kasvaa.
Kuka on asiakirjapäällikkö
Asiakirja-asiantuntija on asiantuntija, joka harjoittaa rekisteröintiä ja dokumentaatiota. Aiheeseen liittyviä ammatteja ovat sihteeri, arkistomies, virkailija.
Johdon hallinnolliset asiakirjat olisi laadittava asianmukaisesti standardien mukaisesti ja saatettava työntekijöiden, ja juuri niiden, joille tilaukset on tarkoitettu, tietoon. Asiakirjat ovat yleensä vanhentuneita ja liikkeessä. Tällöin ne on lajiteltava kirjanpitoa koskevien lakien mukaisesti ja asetettava arkistoon. Kaiken tämän tekee asiakirjapäällikkö.
Asiakirja-asiantuntijan työtehtävät voivat vaikuttaa tylsiltä. Mutta tämä on vain ensi silmäyksellä. Asiakirjapäällikön kautta, etenkin jos hän on ainoa vastuussa asiakirjojen hallinnasta yrityksessä, kaikki tietovirrat kulkevat läpi, hän pystyy seuraamaan kaikkien osastojen työtä ja ymmärtämään yrityksen toiminnan ja kehityksen mekanismeja.
Suurissa organisaatioissa asiantuntijoiden vastuut asiakirjojen käsittelyssä jakautuvat yleensä: suunnittelun, rekisteröinnin, sähköiseen tietokantaan kirjoittamisen, suorituksen valvonnan, tallentamisen suorittavat eri ihmiset ja jopa kokonaiset osastot.
Mitä asiakirjanhallinnan on tiedettävä
Jotta voidaan laatia oikein asiakirjat, joissa tiedot esitetään tiiviisti, selvästi ja selvästi, asiantuntijan on tunnettava kaiken tyyppisten asiakirjojen kokoamisen tarkoitus ja muodot. Jotta tietääksemme oikeudellisesti sitova asiakirja näyttää, sen on oltava lain perusteet.
Koska nykyään suurin osa asiakirjoista on tallennettu sähköiselle tietovälineelle ja tarvitaan tietojen vaihto tietokoneella, asiakirjanhallintaasiantuntijan on ymmärrettävä ohjelmisto. Hänen on luotava sähköisiä tietokantoja ja kyettävä kommunikoimaan automatisoituja järjestelmiä palvelevan henkilöstön kanssa asiakirjojen luomista, säilyttämistä ja lähettämistä varten.
Dokumenttien tallentamiseksi arkistoon asiantuntijan on tunnettava tietyt säännöt ja eritelmät. Asiakirjojen tarkoitus ja niiden luottamuksellisuus, ehdot, säilytysolosuhteet - näiden perusteiden mukaan sinun on lajiteltava asiakirjat arkistossa ja luotava sitten tehokas hakujärjestelmä.
Dokumentointivastuu
Asiakirjavastaavan työvastuut laitoksessa sisältävät
- asiakirjojen valmistelu, kirjanpito, varastointi ja valvonta
- työnkulun järjestelmällistäminen ja asiakirjojen liikkuvuuden varmistaminen;
- Organisaation sisällä optimaalisen asiakirjavirran organisointi.
- varastoinnin järjestäminen ja dokumentointiluokittelijoiden kehittäminen
- vanhentuneiden asiakirjojen lajittelu, arvotarkastus ja siirtäminen arkistoon;
- saapuvien asiakirjojen virtaviivaistaminen;
- vakiolomakkeiden ja asiakirja-arkkien kehittäminen
- asiakirjakantojen luominen rekisteröintinumeroiden ja indeksien sekä sähköisten tallennusosoitteiden luomisella
- kokouksiin, neuvotteluihin ja kokouksiin tarvittavien materiaalien valmistelu.
Johtava asiakirjapäällikkö hoitaa viralliset tehtävät, tosiasiallisesti, mutta suuremmalla vastuulla ja antaa tehtäviä alemmille työntekijöille.
Asiakirjavastaavan työtehtävät oppilaitoksessa
Koulutuslaitoksen asiakirjapäällikön tulisi tuntea muiden lakien lisäksi Venäjän federaation koulutuslaki. Koska päiväkodeissa ja kouluissa on rajoitetusti henkilöstöä, asiakirjapäällikkö yhdistää sihteerin, virkailijan ja henkilöstön työntekijän tehtävät, sitä ohjaavat metodologiset suositukset asiakirjojen käsittelyyn oppilaitoksissa (Venäjän federaation opetusministeriön kirje 02.12.2000, nro 03-51). / 64).
Asiakirjavastaavan tehtäviin lastentarhassa sisältyy muun muassa työntekijöiden kanssa tehtyjen työsopimusten valmistelu ja henkilökohtaisten tiedostojen suorittaminen sekä lastenkirjan pitäminen. Hän työskentelee myös sotilasrekisteröinnin kanssa ja ylläpitää asianmukaista dokumentaatiota, jos laitoksessa on sotilasvastuullisia työntekijöitä.
Asiakirjanhoitaja täydentää koulun virallisia tehtäviä laatimalla hallintoneuvoston luonnoksia joukon liikkuvuudesta ja täyttämällä henkilökohtaiset asiakirjat, pitämällä oppilaiden aakkosellista kirjaa ja ottamalla huomioon koulun työntekijöiden koulun työtunnit, käsittelemällä ja käsittelemällä oppilaiden henkilökohtaisten tiedostojen siirtämistä arkistoon.
Korkeakoulut suorittavat koulutustoiminnan lisäksi myös tieteellistä toimintaa.
Asiakirjavastaavan tehtävät yliopistossa saavat asiantuntijan ainakin yleisesti ymmärtämään tietyn tiedekunnan profiilin, koska hänen on laadittava kokouksia ja kokouksia koskevat asiakirjat ja pidettävä niiden pöytäkirjoja ja puhelinkeskusteluja dekaanin puolesta.
Asiakirjanhallinnan asiantuntijan henkilökohtaiset ominaisuudet
Huomaavaisuus on asiantuntijan tärkein laatu asiakirjojen käsittelyssä. Tarkkuus, tarkkuus ja vastuullisuus täydentävät luetteloa henkilöstöominaisuuksista, joita tarvitaan työpapereiden kanssa työskentelemiseen. Tietovirheet, lakien rikkominen, asiakirjojen katoaminen voivat maksaa yritykselle paljon sopimuksen tekemisen tai henkilöstötarkastuksen yhteydessä.
Tiedonhallinnan käyttämät tietomäärät vaativat hyvää muistia.
Missä tahansa kentässä työskentelemiseen hän tarvitsee sitkeyttä ja lukutaitoa työskennellessään paperien kanssa ja henkilöstöhallinnon alalla - sekä organisatoriset kyvyt, luovuus ja viestintätaidot.
Oikeiden tavoitteiden asettaminen ja työskentely yrityksen rakenteen kanssa, niin sanotut yrittäjyysominaisuudet, ovat välttämättömiä asiakirjanhallinnalle optimaalisen työnkulun ja luokittelijan järjestämiseksi.
Usein pienissä yrityksissä asiakirjapäällikkö toimii yksin. Itseorganisaatio, kurinalaisuus ja itsehallinta auttavat organisoimaan tehokkaan työn.
Dokumentaatiovaatimukset
Vakaa asiakirjahallinnan sääntelykehys vaatii koulutusta. Siksi vuokraamisessa vaaditaan korkeakoulun tai toisen asteen keskiasteen oppilaitoksen tutkintotodistus erikoisuuksilla “Dokumentaatio”, “Yrityksen dokumentointituki”. Siellä on myös niihin liittyviä erikoisuuksia: ”Asiakirjatuki oikeuskäytännössä” tai “Yrityksen informaatiotuki”.
Työnkulkuun liittyvät ylemmän elimen lait ja lait, hallinnolliset, normatiiviset ja ohjaavat asiakirjat ovat yleisiä vaatimuksia asiakirjoille, jotka asiakirjanpitäjän tulisi tietää. Työvastuut vaativat tietämystä tai ainakin niiden perusteet dokumentointijärjestelmien analysointimenetelmistä, tutkimuksesta, suunnittelusta, toteuttamisesta ja kehittämisestä, automatisoitujen ohjausjärjestelmien suunnittelusta ja käytöstä; arkistoinnin ja perusohjelmoinnin järjestäminen.
Asiakirjavastaavan ammatin edut ja haitat
Asiakirjanpitäjän ammatti on yleismaailmallista. Tutkintotodistus ja erikoistumisen tuntemus mahdollistavat tutkinnon suorittamisen missä tahansa organisaatiossa, koska työnkulku on kaikkialla. Tämä on ammatin tärkein etu.
Toisena etuna voidaan pitää mahdollisuutta työskennellä järjestelmänvalvojana, arkistomiehenä, virkailijana, apulaissihteerinä, toimistopäällikkönä, apulaisjohtajana eikä pelkästään dokumenttien hallinnoijana.
Kolmas plus on se, että huolimatta näennäisestä rutiininomaisesta työstä dokumentinhallintaohjelma on organisaation tietovirtojen keskellä ja omistaa melkein kaikki salaisuutensa. Joskus ylimmän johdon lisäksi hän on näiden salaisuuksien ainoa omistaja.
Työkokemuksen ja yrittäjähengen ansiosta asiakirjapäällikkö voi haluttaessa organisoida oman liiketoimintansa tietopalvelujen tarjoamiseksi.
Ammatin etuihin kuuluu toimisto työskenteleminen hyvissä olosuhteissa riippumatta yrityksen profiilista ja tiukasta työaikataulusta.
Dokumenttiammatin haitat ovat yhdenmukaisuus ja mikä tärkeintä, suuri vastuu.
Missä asiakirjanhallinta voi toimia?
Koska profiilinsa koulutuksen saaneet asiakirjapäälliköt voivat työskennellä kaiken tyyppisten asiakirjojen kanssa (kirjanpito, henkilöstö, tieteelliset ja tekniset), he voivat olla kysyttyjä eri organisaatioissa:
- viranomaisissa, sekä paikallisissa että osavaltioissa;
- osastojen hallintoelimissä;
- tekniikan ja suunnittelun, tutkimuslaitosten arkisto- ja dokumenttipalveluissa, terveydenhuollossa, arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa, lainvalvontarakenteissa;
- hallinnollisissa palveluissa ja kaupallisten rakenteiden osastoissa: paperityöt, toimistojohtaminen, henkilöstöhallinto;
- tietojärjestelmien kehittämisessä, dokumentointikonsultoinnissa, tietoturvan tarkastuksessa.
Asiakirjapäällikön uran kasvu riippuu työpaikasta. Suurissa rakenteissa hän voi nousta asioiden johtajaksi, pienissä - apulaisjohtajaksi. Asiakirjanhallintauran huippua voidaan pitää asiakirjojen valmisteluna Venäjän federaation hallitukselle ja presidentille.
