Työskentely tietyssä asemassa tarjoaa tietyn toiminnan toteuttamisen palkatulle työntekijälle. Sihteerin tehtävät koulussa ovat erottamaton osa tätä tehtävää hoitavalle henkilölle annettavassa toimenkuvauksessa. Tätä asiakirjaa käyttämällä voit selkeästi hahmotella vastuualueiden lisäksi myös muita ammatillisen toiminnan näkökohtia.
Asiakirjan yleiset säännökset
Asiakirjan tässä osassa ilmoitetaan yleensä menettely ehdokkaan palkkaamiseksi, sihteerin alaisuudeksi välittömien tehtäviensä suorittamisessa ja vaatimukset hakijoille.
Hakijalla on oltava ammatillinen koulutus palkkaamiseksi ja sihteerin tehtävien suorittamiseksi koulussa. Hakijalla voi olla myös täydellinen keskiasteen koulutus ja ammatilliset valmistautumiskurssit, jotka suoritetaan vakiintuneen ohjelman mukaisesti. Tässä tapauksessa työkokemusta koskevia vaatimuksia ei esitetä.
Palkkaamisen ja irtisanomisen suorittaa suoraan oppilaitoksen johtaja. Työntekijä raportoi rehtorille suorittaessaan sihteerin tehtäviä koulussa.
Mikä ohjaa sihteeriä
Nämä tiedot on myös määritelty työtehtävän yleisessä osassa. Sen avulla pystyt selkeästi ymmärtämään, mitkä asiakirjat ovat opas asiantuntijalle, joka toimii sihteerinä koulussa.
Seuraavia asiakirjoja tulisi käyttää perustana:
- Tilaukset, määräykset, asetukset ja muut sääntelyasiakirjat.
- Standardit yhtenäiselle organisaation ja hallinnollisen dokumentoinnin järjestelmälle.
- Oppilaitoksen peruskirja ja sisäiset määräykset.
- Sihteerin tehtävänkuvaus.
- Säännöt ja määräykset työsuojelusta, turvatoimenpiteistä, sanitaatiosta tuotannon yhteydessä, palontorjunta.
- Välimerkit ja oikeinkirjoituksen säännöt.
- Toimistolaitteiden käyttöä koskevat perussäännöt.
On myös otettava huomioon ne normatiiviset ja säädökset, jotka liittyvät koulupäällikön sihteerin välittömiin tehtäviin. Tämän avulla voit suorittaa työsi mahdollisimman tuottavasti ja tehokkaasti.
Tehtäväalue
Sihteerin suorat tehtävät koulussa ovat tärkein osa työkuvauksessa. Se määrittelee, minkä tyyppisiä toimintoja henkilön on suoritettava paikallaan työpäivän aikana.
Koulun sihteerin ammatilliset velvollisuudet ovat seuraavat:
- Oppilaitoksessa vastaanotetun kirjeenvaihdon hyväksyminen.
- Kirjeenvaihdon siirtäminen päämiehen määräysten mukaisesti.
- Kirjanpito (myös sähköisessä muodossa).
- Tietojen keruuseen ja käsittelyyn liittyvien toimintojen suorittaminen (mukaan lukien tietotekniikan käyttö).
- Asiakirjojen oikea-aikaisen valmistelun ja tarkistuksen seuraaminen.
- Kirjeiden, kyselyiden, asiakirjojen ja vastausten laatiminen koulutuslaitoksen johtajan tilauksesta.
Sihteerillä on läheiset ammatilliset yhteydet paitsi johtajan, myös koulun rakenneosastojen päälliköiden, opetushenkilöstön ja apulaisjohtajien kanssa. Lisäksi tässä asemassa oleva urakoitsija ei vain täytä itsenäisesti kaikkia laitoksen sääntöjä, vaan myös valvoo muiden työntekijöiden suorittamaa toteutusta. On syytä huomata, että koulutoimiston sihteerin vastuut eivät eroa koulutusyksikön sihteerin vastuusta.
Mitä asiantuntijan pitäisi tietää
Palkkaamisessa johtaminen vaatii hakijaa paitsi tietyn koulutuksen, myös tietyn tiedon kuljettamisen. Ja mitä ammattimaisempaa hakija opastaa hänen tarvitsemansa tietää, sitä suurempi on todennäköisyys hyvään työhön.
Tarvittavien tietojen luettelo sisältää seuraavat:
- Lainsäädännöllisiä. Koulutustoiminnan sääntelyä koskevat normatiiviset ja säädökset.
- Yritystoiminnan dokumentointi- ja kirjeenvaihtosäännöt, etiikan ja etiketin perusteet.
- Ohjeet toimistotöiden suorittamiseen.
- Säännöt tietokoneen ja organisaatiolaitteiden käytölle, sisäpuhelinten käyttöön.
- Asiakirjojen luomisen, käsittelyn, siirron ja varastoinnin säännöt.
- Laitoksen rakenne.
Tämän tietämyksen mukaan sihteerin työ koulussa ja virkaan asettamat tehtävät eivät aiheuta erityisiä vaikeuksia. Ja tämä puolestaan lisää urakehityksen todennäköisyyttä.
Sihteerin oikeudet
Kouluyksikön sihteerin tehtävien lisäksi jokaisessa tehtävässä on tietty määrä asiantuntijaoikeuksia. Ne on myös määrätty tehtäväkuvauksessa.
Perus ihmisoikeuksien luettelo koulun sihteerinä sisältää tarvittavien materiaalien ja tietojen keräämisen henkilökunnalta (tarvittaessa ja hallinnolta), siirrettyjen käskyjen täytäntöönpanon viivästymisen syiden selventämisen, vaatimuksen viimeistellä asiakirjat, joissa havaittiin rikkomuksia. Sihteerillä on myös oikeus saada koulun henkilökunta mukaan hallinnon antamien määräysten toteuttamiseen, hyväksyä laitoksen hallintoon liittyviä asiakirjaluonnoksia sekä tehdä ehdotuksia johtamistoiminnan parantamiseksi ja asiakirjojen käsittelyprosessin parantamiseksi.
Vastuu tehtävistä
Koulun sihteerillä on kurinpidollinen vastuu välittömien tehtäviensä, oppilaitoksen sisäisten määräysten ja tehtävänkuvauksessa määrättyjen oikeuksien käyttämättä jättämisen virheellisestä suorittamisesta tai täydellisestä noudattamatta jättämisestä. Vastuun rajat määritetään maan voimassa olevassa työlainsäädännössä.
Vastuu määrätään kouluille tai koulutusprosessin osallistujille aiheutuneista vahingoista ammatillisen toiminnan aikana tai koulun sihteerin suorien tehtävien suorittamatta jättämisestä, kuten nykyisessä tehtäväkuvauksessa ja asiantuntijan työtä koskevissa paikallisissa asiakirjoissa määrätään. Vahinkovastuumenettely määritetään maassa vahinkojen syntymisen ajankohtana voimassa olevilla siviili- ja työlailla.
Työvuorovaikutus ja työolot
Ensinnäkin on huomionarvoista, että koulusihteeri työskentelee aikataulussa, joka laaditaan 40 tunnin työviikon perusteella. Samanaikaisesti työtehtävä osoittaa, että työpäivää ei ole vakioitu. Koulutusyksikön sihteerinä tehtäessä on nämä seikat otettava huomioon.
Työvoimatoiminnan suorittamisessa koulutuslaitoksen sihteeri on yhteydessä koulun opetushenkilökuntaan, hallinto- ja palveluhenkilöstöön. Vuorovaikutus toteutetaan myöhemmin tarvittavan tiedon toimittamiseksi koulunvaltuuskunnan kokouksissa, oppilaiden ja opettajien kokouksissa. Sihteerin ammatillisiin tehtäviin kuuluu myös siirrettyjen käskyjen, ohjeiden ja ohjeiden toteutumisen tarkistaminen. Hän on myös koulutuslaitoksen henkilöstön sekä taloudellisen ja taloudellisen toiminnan alainen.
johtopäätös
Työnkuvauksen avulla koulun tai muun oppilaitoksen johto tarjoaa selkeästi ja selkeästi asiantuntijan tärkeimmät ammatilliset velvollisuudet, asettaa alaisuuden, ammatillisen vuorovaikutuksen rajat, hahmottaa työntekijän vastuun rajat. Tätä asiakirjaa laadittaessa otetaan huomioon eri asiantuntijoiden työvoimaa säätelevät säädökset, pätevyys- ja tietooppaat sekä muu metodologinen kirjallisuus.
